【保存版】海外団体旅行の幹事やることリスト｜事務的な手配で終わらせない「感動する旅」の作り方

サインバイノー！ツォクトモンゴル乗馬ツアーのSugiです。

「海外旅行の幹事、何からすれば？」と焦っていませんか。

今回は、モンゴル旅行専門で11年以上、累計6000人以上の旅を手配してきた私たちが、実体験に基づいた「失敗しない段取り」と「感動を生む企画のコツ」を伝授。

初めての幹事さんでも、みんなの記憶に一生残る最高の旅を作れます！

【企画編】「何を得るか」を決める

一般的には、先に行き先や予算を決めるケースが多いですが、満足度の高い旅にするには「旅の目的（コンセプト）」が重要。

旅の目的を言語化する

ただ観光地を回って美味しいものを食べるだけなら、個人旅行でもできますよね。わざわざ団体で行く意味は何でしょうか？

社員旅行の例： 「普段話さない部署の人と交流する（チームビルディング）」「スマホを置いて自然の中でリフレッシュする（デジタルデトックス）」
スタディツアー・研修の例： 「教科書で見た文化を肌で感じる」「不便な環境で生きる力を養う」

目的が「チームの結束」なら、豪華なホテルに泊まるより、モンゴルの草原でキャンプファイヤーを囲む方が効果的かもしれません。「何を得て帰ってきたいか」を最初に決めましょう。

参加者の期待値や許容度を知る

次に大切なのが、参加メンバーのタイプを知ることです。社内でアンケートを取ったり聞き取りをしたりしてチェックしましょう。

快適さ重視派： 「ホテルは綺麗じゃないと嫌」「移動は楽な方がいい」
体験重視派： 「多少不便でも、そこでしかできない体験がしたい」「現地の暮らしに入り込みたい」

特に海外、それも少し特殊なエリアに行く場合、すり合わせはマスト。例えばモンゴルのゲル泊は、トイレが屋外だったり、シャワーのお湯が限られていたりする場合があります（場所による）。

これを「不便」と捉えるか、「日本ではできない冒険」と捉えるか。企画段階で「今回はワイルドな体験を含みますが、一生モノの星空が見られます！」といった合意形成ができていると、旅の成功率はグッと上がるはず。

日程・予算・行き先を絞り込む

目的と参加者のタイプが見えたら、アンケート結果をもとに行き先を決定します。ただ、全員の行きたい場所を聞いてしまうと、ハワイ、温泉、ヨーロッパ…と意見が割れて収拾がつかなくなります。

スムーズに決めるコツは、「行きたい場所」より「現実的な条件」から絞り込むのがおすすめ。

日数の確保： 業務をストップして、全員が会社を離れられるのは最大何日？
予算の上限： 会社からの補助と、個人負担の限界はいくら？

この2点を考えると、選択肢は自動的に絞られます。

例えばモンゴルに行く場合、直行便を使うと成田空港から5時間程度です。滞在が3日間ならウランバートル観光や近郊でのゲル泊、5日間確保できるなら、モンゴルで大草原をテント泊しながら移動するプランが実現できます。

【準備編】海外幹事の必須タスク＆安全管理リスト

企画が固まったら、実務的な手配に入りましょう。

国内旅行とは違い、海外では「知らなかった」では済まされない手続きがあります。特に団体旅行では一人のミスが全員の足止めにつながることもあるため、リストを使って確実にこなしていきましょう。

これだけは外せない！基本の手配リスト

まずは事務的な必須項目です。早め早めのアナウンスを。

項目	ポイント・注意点
パスポート	最重要。「持ってる」という人も残存期間（有効期限までの残り期間）の確認をお忘れなく。モンゴルなど多くの国で「入国時6ヶ月以上」必要です。
ビザ（査証）	国によって異なります。日本国籍ならモンゴルは30日以内、キルギスは60日以内は不要ですが、外国籍の参加者がいる場合は要注意。
海外旅行保険	団体で一括加入するか、個人でそれぞれ入ってもらうのかなどを確認。秘境エリアに行くなら手厚いプランが安心。
航空券	団体割引（グループ航空券）が使える場合があります。ただし、発券後の変更・キャンセル規定が厳しいことが多いので条件の確認を。

【最重要】信頼できる現地パートナーを見つける

大手旅行会社のパッケージツアーならおまかせでよいのですが、オーダーメイドの社員旅行やスタディツアーの場合、現地の手配会社の質が旅行の質を左右します。

特に私たちのようなモンゴルや中央アジア、少しニッチな国へ行く場合、日本のエージェント経由だとしても、結局現場を動かすのは現地会社。以下を参考に、パートナーを選びましょう。

緊急時の対応力： 窓口や現地に日本語が話せるスタッフが常駐しているか？トラブル時にすぐ電話がつながるか？
車両とドライバーの質： 大自然の中を移動する場合、車の故障は命取り。整備された車両と信頼できるドライバーを手配できるか？
正確な情報の提供： 食事の傾向（羊肉が多い等）やトイレ事情など、現地のリアルな状況を事前に教えてくれるか。

【案内編】参加者の不安をワクワクに変える

事務的な「しおり」配布で終わらせていませんか？海外団体旅行、特に体験型の旅において、案内は心の準備をしてもらうのに不可欠な工程です。

現地のリアルを正直に伝える

【準備編】で旅行会社から得た現地のリアルな情報を参加者に伝えましょう。

例えばモンゴルのゲル泊。「ホテルと違って不便です」とだけ伝えると不安になりますが、こう伝えるとどうでしょうか？

遊牧民ゲルのトイレは屋外です。晩はトイレに行くのが寒いですが、「満天の星空を見ながらのトイレ」という特別な体験に！

事前に「こういうものだ」と分かっていれば、現地のカルチャーショックも想定内のイベントとして楽しめます。

服装・持ち物リストは具体的に

「動きやすい服装で」という曖昧な指示はNG。旅行会社からの方法を参考に、具体的なアドバイスを書きましょう。

例：夏のモンゴル社員旅行の場合

気温差対策： 昼はTシャツでOKですが、朝晩は冷え込むのでウルトラライトダウンとウインドブレーカーは必須」

日差し・乾燥対策： 昼間は日差しが強烈。サングラスと日焼け止め、保湿リップクリームは忘れずに

あると便利なもの： 夜のゲルは暗いのでヘッドライトがあると便利、現地の食事に飽きた時用のカップ麺やお菓子

「そこまで教えてくれるの？」という細やかさが、幹事への信頼感に繋がります。